Intelligente Archivierungs- und Informationslogistik macht Sie erfolgreicher!

Nutzen Sie die Vorteile der digitalen Technologien:

Die Kommunikation mit Kunden, Lieferanten und Kollegen kann komplett digital erfolgen. Per Computer wird auf alle relevanten Informationen zugegriffen, auf alle Geschäftsvorfälle vom Angebot bis hin zur Rechnung.

Die Nutzung des Mediums Papier zur Übertragung von Informationen stellt vor diesem Hintergrund einen Medienbruch dar, der den modernen Unternehmen viele Nachteile bringt, aber nur wenige Vorteile.

Die Unternehmen der go4copy.net-Gruppe haben eine Reihe intelligenter Dienstleistungen entwickelt, mit denen viele der täglich wiederkehrenden Prozesse von Unternehmen aus der Bau- und Architekturbranche optimiert werden können.

In diesem Artikel stellen wir diese Dienstleistungen vor und sprechen die Vorteile an, die sich mit ihrer Hilfe realisieren lassen.

 

Die Digitalisierung von Dokumenten

Die go4copy.net-Gruppe mit über 70 Standorten in Deutschland, Österreich und der Schweiz bietet professionelle Scan-Dienstleistungen für schriftliche Dokumente wie Akten, Rechnungen, Schriftverkehr etc. an. Die modernen Systeme erlauben die Digitalisierung auch großer Mengen von Dokumenten in kurzer Zeit. Die automatische Umwandlung in maschinenlesbare Dokumentenformate erlaubt es modernen ERP Systemen problemlos, diese Dokumente zu integrieren und weiterzuverarbeiten.

Ihre Unterlagen auf Papier werden darüber hinaus von uns langfristig archiviert und gelagert, sodass alle rechtlichen Anforderungen an Sie erfüllt sind.

Auch Baupläne im XXL-Format werden von unseren Spezialisten mit Spezialprogrammen – und wenn nötig sogar per Hand – zuverlässig vektorisiert und digitalisiert. Damit können diese Unterlagen mit allen gängigen CAD-Systemen gelesen und weiterverarbeitet werden.

Die tägliche Arbeit mit digitalisierten Dokumenten bringt Ihrem Unternehmen also spürbare Vorteile:

  • Dokumente müssen nicht mehr in riesigen Aktenschränken aufbewahrt werden, sondern befinden sich in elektronischen Archiven. Damit wird eine deutliche Einsparung von Lagerkosten erreicht.
  • Über intelligente Suchsysteme kann „in Echtzeit“ auf alle relevanten Informationen zugegriffen werden. Beispiele sind Rechnungen, Belege, Formulare oder Planungsunterlagen. Vorteile sind erhebliche Zeiteinsparungen und die effektive und gewinnbringende Arbeit mit Querverweisen. Die optimale Ordnung und Übersicht der elektronischen Archivierung verbessert die Büroorganisation. Der Zugriff auf wichtige Informationen ist von überall her möglich, wenn gewünscht.
  • Auch großformatige Dokumente, wie zum Beispiel Baupläne, sind digital verfügbar und können von mehreren Stellen gleichzeitig genutzt werden. Das bringt Sicherheit in die Planungsabläufe von Bauvorhaben.

 

Kosteneffizientes Informationsmanagement

Unsere intelligenten Software-Lösungen sind ein wichtiges Tool, um die Vorteile der Digitalisierung effektiv zu nutzen.

Sprechen Sie uns an: Wir erstellen für Ihren Bedarf ein ganzheitliches Konzept für die übergreifende Versorgung mit allen für Ihre Aufgabenerfüllung benötigten Informationen. Mit anderen Worten sorgen wir dafür, dass Ihre Mitarbeiter und Führungskräfte alle handlungs- und entscheidungsrelevanten Informationen in der richtigen Art und Menge zur richtigen Zeit am richtigen Ort erhalten, und das zu angemessenen Kosten.

Die go4copy.net-Gruppe hat bereits viele erfolgreiche Informationslogistik-Lösungen für Unternehmen aus den Bereichen Bau, Architektur und Ingenieurwesen umgesetzt. Dabei haben wir die Prozesse des Datenaustausches über die Grenzen von Organisationseinheiten hinweg optimiert und benötigte Schnittstellen geschaffen.

Die Verwirklichung von Synergien durch die integrierende Funktion der Informationslogistik ermöglicht die Realisation erheblicher Einsparpotentiale, wie bereits oben beschrieben wurde. Auch die Einsparung von Lagerplatz und der Verzicht auf zeitraubende Suchaktionen sind wichtige Vorteile unserer Informationsmanagement-Lösungen.

 

Dokumenten- und Planmanagement für Bauprojekte

Speziell auf den Bedarf von Unternehmen der Bau- und Architekturbranche abgestimmt sind die Projektraum-Systeme von go4copy.net: Es handelt sich um mächtige Softwaretools, mit denen ein effektives internetbasiertes Projektmanagement über einen Standard-Webbrowser für alle am Bauprojekt Beteiligten möglich ist.

Die Aufgabe eines Projektraum-Systems ist es, für alle Projektbeteiligten den digitalen Datenaustausch und die Planverteilung sicher, schnell und einfach abzuwickeln. Die laufende Archivierung soll im Hintergrund geschehen und eine automatische Revisionsverwaltung soll den gezielten Zugriff auf die aktuellen Dokumente zielsicher und übersichtlich gewährleisten.

Von jedem Rechner und jedem Betriebssystem kann ohne die Installation zusätzlicher Software auf alle relevanten Informationen (Termine, Aufgaben, Planunterlagen etc.) zugegriffen werden. Der Zugriff ist verschlüsselt und erfolgt gemäß der vom Projektleiter vergebenen Rechte.

Damit arbeiten Bauherren und Planer Hand-in-Hand, Bauunternehmen und Handwerker wickeln Ausschreibung und Auftrag schnell und sicher ab.

Die Vorteile der Projektraum-Systeme von go4copy.net sind zeitlich unbeschränkte Zugriffe auf alle aktuellen, relevanten Informationen im Bauprojekt. Damit werden gesteigerte Sicherheit bei der Projektsteuerung und Kosteneinsparungen durch die Vermeidung von Fehlern erreicht.

Gerne diskutieren wir mit Ihnen die gewinnbringenden Möglichkeiten der intelligenten Archivierungs- und Informationslogistik in Ihrem Unternehmen – sprechen Sie uns HIER einfach an!

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