Umstellung auf das SEPA-Verfahren: Das ist zu beachten

Umstellung auf das SEPA-Verfahren: Das ist zu beachten

Der Countdown läuft: Am 1. Februar 2014 tritt das SEPA-Verfahren in Kraft.

 

Mit der Schaffung eines Einheitlichen Europäischen Zahlungsverkehrsraums (SINGLE Euro Payments Area, kurz: SEPA) will die Europäische Union einheitliche Regeln für den gesamten nationalen und grenzüberschreitenden Zahlungsverkehr schaffen.

Die wichtigsten Auswirkungen von SEPA auf Ihre Printprodukte

Ab dem Zeitpunkt der Umstellung (+ eine 6-monatige Übergangsfrist) werden nur noch IBAN – Nummern (International Bank Account Number) als Kontokennung akzeptiert. Damit soll es vereinfacht werden, mit nur einer einzigen Kontoverbindung europaweit Zahlungsvorgänge abzuwickeln.

Die neuen Transaktionsnummern müssen aber nunmehr auf jedem Briefbogen und auf jedem Rechnungsbogen vorzufinden sein! Auch alle Unterkonten werden eigene Nummern erhalten. Daher wird es für viele Unternehmen notwendig sein, neue Brief- und Rechnungsbogen zu drucken, da ab dem 1. Februar die alten Kontonummern nicht mehr gültig sind.

Viele Unternehmen haben mit Ihren Kunden ein Lastschrift – Einzugsverfahren vereinbart. Diese Ermächtigungen müssen eigentlich nicht erneuert werden; ein kurzes Informations-Mailing mit den Hintergründen kann aber zur Beruhigung der Kunden führen und gleichzeitig einen positiven Werbeeffekt für Ihr Unternehmen darstellen.

Zahlungsausfälle verhindern

„Die SEPA-Umstellung ist ein Meilenstein auf dem Weg zu einem einheitlichen europäischen Zahlungsraum“, sagt Achim Himmelreich, Vize-Präsident des Bundesverband Digitale Wirtschaft (BVDW): „Leider ist festzustellen, dass es bereits zu Verzögerungen gekommen ist, insbesondere hinsichtlich des Lastschriftverfahrens. Viele Unternehmen widmen der Umstellung nicht die notwendige Aufmerksamkeit und laufen Gefahr, ab dem 1. Februar mit Zahlungsausfällen konfrontiert zu werden.“

Um dies zu vermeiden, haben der BVDW und der Bundesverband des Deutschen Versandhandels (bvh) das „Whitepaper zur Umstellung des Zahlungsverkehrs nach den Vorgaben der Single Euro Payments Area (SEPA)“ veröffentlicht.

Das Whitepaper enthält eine Checkliste mit wichtigen Fragen für die Umstellung auf SEPA-Verfahren:

  • Habe ich eine Gläubiger-ID beantragt?
    Weitere Informationen dazu erteilt dier Bundesbank
  • Habe ich meinen Geschäftspartnern die SEPA-Kontoverbindung – IBAN und BIC – mitgeteilt?
  • Haben mir meine Geschäftspartner Ihre SEPA-Kontoinformationen mitgeteilt?
  • Habe ich diese Informationen für die SEPA-Lastschriften berücksichtigt?
    Dazu zählen auch das Einpflegen in ERP-Systeme und Ähnliches sowie der Test der SEPA-Lastschrift vor endgültiger Abschaltung.
  • Sind IBAN und BIC in alle meine Geschäftsunterlagen – Formulare, Internetpräsenz et cetera – übernommen worden?
  • Habe ich meine Software den Erfordernissen von SEPA angepasst?
  • Sind alle genutzten Abrechnungsprogramme auf den SEPA-Standard umgestellt? Fragen Sie danach Hersteller und Dienstleister dieser Softwareprodukte.
  • Wurde die Mandatsverwaltung für die SEPA-Lastschriften eingerichtet?
  • Sind die bestehenden Lastschriftmandate in die SEPA-Mandate umgewandelt worden?

 

Gerne beraten wir Sie bei der Umsetzung des SEPA – Verfahrens in Ihrem Unternehmen. Sprechen Sie uns einfach an!

 

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